Vous envisager d’embaucher, où c’est déjà fait, vous avez peut-être déjà des salariés ? Mais vous as-t ‘on déjà réellement prévenu de l’ensemble des obligations qui pesait sur le chef d’entreprise ? Êtes-vous à jour de vos obligations ?
Bien qu’a priori la liste qui va suivre ressemble fortement à une liste à la Prévert, détrompez-vous, le législateur n’est pas fou et chaque mesure à un objectif clairement identifié.
L’embauche d’un premier salarié nécessite toujours plus de documents :
1 – La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ex. DUE : (Article L1221-10 du code du travail) doit être adressée, au plus tard, 8 jours avant l’embauche, à l’Urssaf ou à la caisse de mutualité sociale agricole (MSA), qui retransmet à son tour les informations à chaque organisme concerné. WWW.DUE.URSSAF.FR
• Nouveauté à partir du 7 février 2015 : il n’y aura plus d’accusé de réception pour les envois par Fax ou papier ! Conclusion : l’envoi papier est fortement déconseiller car vous n’aurez aucune preuve que votre déclaration a bien été envoyé et a été réceptionné par l’URSSAF….
2 – Établir un contrat de travail ou une lettre d’embauche : si contrat de travail à durée déterminée ou à temps partiel, la remise d’un contrat de travail écrit est obligatoire (Article D 1242-1 du code du travail). Il doit être transmis au salarié au plus tard dans les 2 jours suivant son embauche.
• On rappelle ici que le code du travail est intégralement soumis au code civil et de ce fait, lorsque l’on ne rédige pas de contrat et donc de conditions de travail, il sera difficile de les faire appliquer….
3 – Ouvrir un registre unique du personnel : (Articles L1221-13 à 15, R 1221-26, R 1227-7 et D1221-23 à 27 du code du travail) quel que soit l’effectif de l’entreprise, vous devez tenir un registre unique du personnel. Ce document doit être conservé pendant 5 ans à compter du départ des salariés. Les traitements informatisés des registres obligatoires (notamment du registre unique du personnel) sont dispensés de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) lorsqu’ils répondent aux conditions fixées par la Délibération CNIL n° 2004-097 du 9 décembre 2004.
• Nouveauté 2014 : Les nom et prénoms des stagiaires accueillis dans l’établissement sont inscrits dans l’ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel. Cette disposition est issue de la loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014. Un décret (à paraître) précisera les indications complémentaires à mentionner sur ce registre au titre de l’accueil de stagiaires dans l’entreprise.
• Conclusion : du point de vue technique, les experts-comptables pouvaient donc vous remettre le registre unique du personnel informatique qui était édité par leur logiciel de paye, la nouveauté 2014 avec les stagiaire, va compliquer la tâche du fait que la plupart du temps, ceux-ci n’étant pas rémunéré ou leur rémunération n’étant pas soumise à cotisation, il ne sont pas traité par nos services paye….
4 – Tenir un livre de paie ou conserver un double des bulletins de paie : (Article L3243-4 du Code du Travail) L’employeur a le choix entre tenir un livre de paie ou conserver un double des bulletins de paie pendant 5 ans. Il reproduit les mentions d’un bulletin de paie. Il peut être coté et paraphé (Tribunal de Commerce ou Tribunal d’Instance ou maire de la commune).
5 – Conserver la copie des observations et mises en demeure de l’inspection du travail : (Article D4711-3 du Code du travail) L’employeur conserve les documents concernant les observations et mises en demeure de l’inspection du travail ainsi que ceux concernant les vérifications et contrôles mis à la charge des employeurs au titre de la santé et de la sécurité au travail des cinq dernières années et, en tout état de cause, ceux des deux derniers contrôles ou vérifications. Ainsi que les copies des déclarations d’accident du travail, déclarés à la caisse primaire d’assurance maladie.
6 – Tenir le document unique d’évaluation des risques : (Article R4121-1 du Code du Travail) : Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques.
7 – Tenir pour chaque travailleur une fiche de prévention des expositions à certain facteur de risque professionnel : (Art. L4121-3-1 du Code du travail) : contraintes physiques marquées, environnement physique agressif, rythmes de travail susceptibles de laisser des traces durables identifiables et irréversibles sur sa santé. (Modèle de fiche et les modalités de consignation sont indiqués à l’adresse suivante : http://www.travailler-mieux.gouv.fr/Fiche-de-prevention-des.html).
8 – Procéder à la visite médicale d’embauche avant l’expiration de la période d’essai : Et insister auprès de la Médecine du travail pour faire procéder à cette visite d’embauche, faute de quoi, la responsabilité de l’employeur serait engagée.
9 – Organiser l’information et la formation à la sécurité du nouvel embauché : informer précisément sur les précautions à prendre assurer sa sécurité et celle des autres.
Outre ces obligations déclaratives, il faut également afficher ou tenir à la disposition des salariés :
10 – Affichage Obligatoire :
L’employeur est tenu d’afficher, dans les lieux facilement accessibles, où le travail est effectué, les informations suivantes : (Art. D4711-1 du Code du travail )
– Coordonnées de l’inspection du travail
– Cordonnées de la médecine du travail ainsi que des services de secours d’urgence
– Consignes de sécurité et d’incendie
– Convention ou accord collectif de travail
– Les articles L3221-1 à L3221-7 du code du travail sur l’égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes
– Repos hebdomadaire
– Jours et heures de repos collectifs (si le repos n’est pas donné le dimanche)
– Période de prise des congés (2 mois avant le début des congés)
– L’article 222-33-2 du Code pénal sur le harcèlement moral
– L’article 222-33 du Code pénal sur le harcèlement sexuel
– Les articles 225-1 à 225-4 du Code pénal sur la lutte contre la discrimination à l’embauche
– Priorité de réembauche (en cas de licenciement)
– Liste des postes disponibles dans l’entreprise
– Interdiction de fumer dans les locaux de l’entreprise
– Panneaux syndicaux (selon modalités fixées par accord avec l’employeur)
– Procédure d’organisation de l’élection des représentants du personnel (pour les entreprises de plus de 11 salariés)
– Règlement intérieur (à partir de 20 salariés dans l’entreprise)
11 – Compte Pénibilité : (article L4121-3-1 et D 4121-5 du code du travail)
Toute entreprise doit prévenir la pénibilité au travail, quels que soient sa taille, son statut juridique et ses activités. Lorsqu’un salarié est exposé à des facteurs de pénibilité au-delà de certains seuils, l’employeur doit établir une fiche individuelle d’exposition. Le salarié bénéficie alors d’un compte personnel de prévention de la pénibilité sur lequel il peut accumuler des points.
http://www.preventionpenibilite.fr/
12 – Nouveauté 2014 : Compte Personnel de Formation : (Art. L6323-1 à L6323-15 du code du travail)
Suppression du DIF (droit individuel à la Formation), création du CPF
Le CPF recense les heures de formation acquises par le salarié tout au long de sa vie active et jusqu’à son départ à la retraite. Ces heures restent acquises même en cas de changement d’employeur ou de perte d’emploi.
http://www.moncompteformation.gouv.fr/
13 – Obligation de formation : (Article L6321-1 du code du travail)
Tout au long de l’exécution des contrats de travail, l’employeur a l’obligation d’assurer l’adaptation des salariés à leur poste de travail, notamment par la formation, et de veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations.