Sauf dérogation prévue par les régimes fiscaux « micro » (Art. R123-203 et suivants du code de Commerce), les commerçants, artisans, prestataire de services relevant des régimes simplifiés ou normaux, doivent tenir un journal de caisse.
La pièce justificative d’une vente est normalement constituée, pour le vendeur, par la copie de facture. Lorsqu’elles ne sont pas appuyées de copies de factures ou d’autres pièces justificatives, les ventes doivent, en principe, être comptabilisées d’une manière détaillée, chaque opération faisant l’objet d’une inscription distincte en comptabilité.
L’article R123-74 du code de commerce et l’article 420-3 du plan comptable général (PCG 99) relatif aux obligations comptables des commerçants, permet que les opérations de même nature, réalisées en un même lieu et au cours d’une même journée soient récapitulées sur une pièce justificative unique.
Par ailleurs, l’article 420-4 du Plan comptable général 99 autorise la récapitulation au moins mensuelle des totaux des opérations sur le livre-journal, à la condition de conserver tous documents permettant de vérifier ces opérations jour par jour. Toutefois, ces méthodes ne permettent de justifier de l’exactitude du résultat déclaré que s’il peut être produit à l’appui des livres un relevé détaillé de nature à justifier la consistance du chiffre de recettes.
De ce fait, sauf comptabilité informatisée ou caisse électronique, un livre de caisse devient une obligation.
La fonction essentielle du livre de caisse (qui peut être un simple agenda) est de permettre le suivi des espèces en caisse en fin de journée. Le solde sera déterminé chaque jour à partir des données du livre, pour être rapproché du solde réel décompté lui aussi chaque jour (obligation fiscale). Ce rapprochement est obligatoire : le solde réel et le solde déterminé à partir de l’agenda doivent être identiques. En réalité, il pourra subsister de petites différences, mais tout écart significatif nécessitera des recherches pour être justifié (erreurs de saisie, vols…).
En aucun cas le solde calculé à partir des données du livre de caisse ne peut être négatif ! Il est évident que l’on ne peut sortir de la caisse plus d’espèces qu’il n’en est rentré. Cette logique primaire se heurte parfois à la contradiction des faits. Il faut alors en rechercher la cause.
Le solde du livre de caisse ne doit en principe ne représenter que des espèces. Toutefois dans la pratique, certains commerçants détaillants simplifient leurs écritures en enregistrant sur ce livre de caisse les recettes effectuées tant en espèces que par chèque, par carte bancaire ou par Titres restaurants, chèques vacances ….
Cette manière de procéder peut être admise sous réserve du respect des conditions suivantes : (réponse Francou, Sénat 19 janvier 1982, page 261) :
– À chaque remise de caisse en banque le compte caisse doit être crédité du montant des chèques remis ;
– Une ventilation doit être effectuée entre les dépenses payées par chèques et celles qui sont payées en espèces ;
– Tous les mouvements de fonds (retraits et apports) doivent faire l’objet d’un enregistrement distinct.
En cas de contrôle, il convient de fournir les brouillards de caisse, bandes enregistreuses, bordereaux de ventes, bordereaux de remise en banque, ou tout autre document justificatif de recettes et de dépenses permettant de distinguer les opérations effectuées en espèces de celles qui ont donné lieu à un encaissement ou à un paiement par chèque.
Un terminal de ventes informatique peut se substituer avantageusement à un journal de caisse papier s’il remplit les fonctions suivantes :
o l’enregistrement et la justification du détail des recettes (comme une caisse enregistreuse),
o l’enregistrement du détail de tous les autres mouvements de caisse (entrées autres que les recettes et sorties de caisse),
o la détermination du solde de caisse,
o l’édition du journal de ces opérations.
Fiscalement, une comptabilité n’est pas probante lorsque :
– Le détaillant ne peut justifier du montant des recettes journalières qu’en présentant des bons de caisses enregistreuses ne comportant pas la désignation des articles vendus (CE 8/08/1990) ;
– les recettes proviennent de ventes enregistrées sous la mention « divers » sur les brouillards de caisse (sans désignation même sommaire des objets vendus) (CE 14 juin 1989, n°63667-72868)
Pour les entreprises dont les produits sont constitués essentiellement par des recettes au comptant, la valeur probante de la comptabilité ne résulte pas uniquement de l’existence des pièces justificatives, mais des possibilités de recoupement qu’elles permettent de faire :
– une simple bande d’additionneuse ou de caisse enregistreuse n’a pas force probante ;
– un état des encaissements sans détail n’a pas force probante ;
– des écarts de recettes journalières non expliqués certains jours de l’année constituent un élément allant à l’encontre de la force probante de la comptabilité ;
– caisse périodiquement et régulièrement créditrice en cours de mois ;
– versements importants des dirigeants sociaux alors que leur rémunération dans l’entreprise ne justifie pas ces apports ;
– marge bénéficiaire brute incompatible avec l’activité et écarts non expliqués ;
– vitesse de rotation des stocks incompatible avec l’activité, avec l’année précédente, ou écarts significatifs non expliqués…
Modalités et obligations fiscales :
Tout redevable de la TVA, doit au minimum tenir un livre spécial aux pages numérotées (sans cote ni paraphes) sur lequel est inscrit jour par jour sans blancs ni rature, le montant de chacune des opérations qu’il réalise (Art 286 du CGI)
Lorsque les ventes ne sont pas justifiées par des factures (ventes au comptant), elles doivent en principe être comptabilisées d’une manière détaillée, chaque opération faisant l’objet d’une inscription distincte.
Toutefois, en matière de TVA, par simplification, les opérations au comptant (ventes au détail), pour les valeurs inférieures à 76 € TTC, peuvent être inscrites globalement sur le livre à la fin de la journée et le montant des opérations inscrites sur le livre est totalisé à la fin du mois (Art ; 286-I-3° du CGI et BOI-TVA-DECLA-30-10-*10- n° 230)
Les 76 € s’appliquent par opération de vente à un même client.
Sanctions et conséquences :
Selon l’article L123-23 du code de commerce, la comptabilité régulièrement tenue peut être admise en justice pour faire preuve entre commerçants, mais si elle n’est régulièrement tenue, elle ne peut pas être invoquée par son auteur à son profit.
Le faux, et l’usage de faux sont punis par l’article 441-1 du Code pénal de 3 ans d’emprisonnement et de 45000 € d’amende.
La suppression ou la modification d’écritures comptables dans une comptabilité informatisée est sanctionnée pénalement par l’article 323-2 du code pénal.
Et ne comptez pas détruire la comptabilité pour éviter tout redressement, car l’article 434-4 du Code pénal punit la destruction volontaire ou la dissimulation de documents qui seraient de nature à faciliter la découverte de preuves, de trois ans d’emprisonnement et de 45000 € d’amende.
Hormis les délits prévus par le Code pénal, le code général des impôts prévoit les siens :
Le CGI punit quiconque s’est frauduleusement soustrait ou a tenté de se soustraire à l’établissement ou au paiement total ou partiel des impôts.
Et l’article 1743 du CGI prévoit une amende de 37500 € et 5 ans d’emprisonnement pour toute personne qui a sciemment commis l’un des faits suivants :
– omission d’écritures ou passation d’écritures inexactes ou fictives au livre journal ;
– entremise ou tentative en vue de faire échapper l’impôt tout ou partie de la fortune d’autrui ;
Enfin le code de commerce prévoit aussi plusieurs sanctions, pour plusieurs motifs :
– omission d’établissement des documents comptables ;
– Présentation des comptes annuels ne donnant pas une image fidèle ;
– Distribution de dividendes fictifs.
En conclusion : pour mieux dormir, tenez un journal de caisse dans les règles !