Document important dans les relations économiques, les sources proviennent de règles différentes d’une part du Code de Commerce et d’autre part du Code général des impôts.
La non application de ces règles peuvent donc être contrôlées et sanctionnées par deux administration différentes qui peuvent avoir sur certains points des positions divergentes. Ainsi, l’application d’une règle fiscale peut néanmoins être en infraction avec une règle économique.
Règles de base concernant les factures :
– Une facture est obligatoire dès lors qu’une livraison de biens (vente de marchandises) et ou de prestation de services (honoraires par exemple) est ou non soumise à la TVA. (article 289 – I-1 du Code général des Impôts et article L441-3 du Code de Commerce). Cependant, cette règle ne joue qu’entre professionnels et d’un point de vue fiscal, si le client est une personne physique agissant à titre privé, en tant que particulier, l’émission d’une facture n’est en principe pas obligatoire, sauf exceptions prévue aux Articles 258A et 298 sexies du CGI.
– Les particuliers, vendeurs occasionnels (qui ne sont donc pas commerçants) n’ont pas a établir de factures même si l’acheteur est un commerçant (Arrêt Cour de Cassation – Chambre Criminelle 31/01/1962).
– Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou la prestation du service. L’acheteur doit la réclamer. La facture en support papier doit être rédigée en double exemplaire. Le vendeur et l’acheteur doivent en conserver chacun un exemplaire.
– Toute réduction de prix doit apparaitre sur une facture (Remises, Rabais ou Ristournes) ;
– Pour toute opération croisée, échange de marchandises ou prestations, chaque intervenant doit établir une facture :
– La compensation financière qui résulterait d’une ou de plusieurs opérations est prohibée ;
– l’article L441-3 du code de commerce indique qu’une facture doit être émise pour tout achat de produit ou toute prestation de services.
– Pour les produits gratuits (cadeaux ou réduction de prix), il faut en principe que le cadeau soit identique au produit vendu. (EX. X achetés X offert). L’administration dans ce cas admet que le Xème article offert représente une réduction de prix.
– Tout versement d’acompte avant que se produise la réalisation de la livraison du biens ou de la prestation de service doit donner lieu à l’emission d’une facture par le vendeur ou le prestataire (CGI – Article 289- I-1-c).
– Tout document ou message modifiant une facture initialement émise et y faisant référence de façon spécifique et non équivoque est assimilé à une facture et doit donc respecter la réglementation relative aux factures (CGI Art 289 – I-5).
Règles de forme :
– aucun format particulier n’est défini par les textes.
– mention du nom des parties (fournisseur et client) ainsi que leur adresse (Article L441-3 du Code de commerce) & (Article 242 nonies A du CGI) ;
– Numéro de TVA Intracommunautaire (Article 242 nonies A) ;
– Numéro SIRET (Article 242 nonies A) ;
– la date de la vente ou de la prestation de service (Article L441-3 du Code de commerce) & (Article 242 nonies A) ;
– Un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. La numérotation peut être établie dans ces conditions par séries distinctes lorsque les conditions d’exercice de l’activité de l’assujetti le justifient. L’assujetti doit faire des séries distinctes un usage conforme à leur justification initiale (Article 242 nonies A) ;
– la quantité (Article L441-3 du Code de commerce) & (Article 242 nonies A) ;
– la dénomination précise des articles (Article L441-3 du Code de commerce) & (Article 242 nonies A) ;
– et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus (Article L441-3 du Code de commerce) & (Article 242 nonies A) ;
– ainsi que toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liée à cette opération de vente ou de prestation de services (Article L441-3 du Code de commerce) & (Article 242 nonies A)
– En cas d’exonération de TVA, la référence à la disposition pertinente du code général des impôts ou à la disposition correspondante de la directive 2006/112/ CE du Conseil du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée ou à toute autre mention indiquant que l’opération bénéficie d’une mesure d’exonération (Article 242 nonies A) ;
– mention de la date à laquelle le règlement doit intervenir (Article L441-3 du Code de commerce)
– mention des conditions d’escompte applicables (Article L441-3 du Code de commerce)
– mention du taux des pénalités exigibles (Article L441-3 du Code de commerce)
– montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement (Article L441-3 du Code de commerce) ;
– La facture peut être émise en langue étrangère mais les services fiscaux peuvent exiger une traduction certifiée par un traducteur juré. La loi Toubon n°94-665 du 4 Aout 1994 rend obligatoire l’usage du Français. Mais, la Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF) a admis que les factures entre professionnels non consommateurs ou utilisateurs finaux n’étaient pas concernés.
– La facture peut être émise en monnaie étrangère, mais la base d’imposition et le montant de la TVA doivent être convertis en euros en utilisant le taux de change du jour de l’exigibilité (CGI Article 266 – 1 Bis).
On remarquera dans les règles de formes, la complémentarité des informations demandés par le Code Général des Impôts et par le Code de Commerce. Précision complémentaire, lorsque l’article L441-3 du Code de commerce prévoit que les factures doivent indiquer le nom et la raison sociale, il y a lieu de se rapporter aux divers articles concernant les règles applicables aux papiers d’affaires comme par exemple l’article R 123-238, qui précise en son 3° point : « Pour les sociétés à responsabilité limitée, des mots » société à responsabilité limitée » ou des initiales » SARL » et de l’énonciation du montant du capital social ».
Il existe des dérogations autorisée par l’administration fiscale pour des factures inférieure à 150 € qui n’indiquerait pas les noms des clients (BOI TVA DECLA 30-20-20-20 n°1 à 30, 100 …).
Durées de conservation :
Pour l’administration Fiscale, les factures doivent être conservées six ans (LPF art L102B). En droit économique, elles doivent être conservées 3 ans (art R. 441-3). toutefois, un autre texte (Code de Commerce Article L123-22), metionne un délais de 10 ans pour tous les documents commerciaux, factures comprises.
Il conviendra donc de les conserver 10 ans.
Sources :
– Article L441-3 du Code de Commerce
– Code général des impôts, CGI. – Article 289